Etika Menulis dan Mengirim E-mail

Oleh : Zainul Arifin

Menurut :

1. Tulis Subjek dengan Tepat dan Benar

Hal pertama yang akan dilihat orang dari e-mail adalah subjek yang kamu tulis. Apakah subjek tersebut sesuai dengan perihal tujuan e-mail yang kamu tulis atau tidak. Tak perlu menulis subjek dengan kata-kata yang tidak ada hubungannya, tulislah subjek sesuai dengan tujuan kamu menulis e-mail tersebut atau subjek yang sudah ditentukan dari perusahaan tempatmu melamar pekerjaan.

2. Gunakan Alamat E-mail yang Profesional

Jika kamu ingin melamar pekerjaan di sebuah perusahaan, gunakan alamat e-mail yang menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang profesional. Hindari penggunaan angka-angka atau padanan kata yang sulit terbaca dalam sebuah e-mail. Hindari mengirimkan e-mail lamaran pekerjaan dengan nama email 'lis4tRy4@xxx.com' atau 'kucelalucendiri@xxx.com'. Gunakan alamat e-mail yang lebih sopan seperti menggunakan nama lengkap, misalnya 'fatmawati.rahayu@xxx.com' atau 'fatmarh@xxx.com' agar lebih mudah terbaca.

3. Gunakan Salam Pembuka yang Sopan

Kamu harus bisa membedakan antara mengirim e-mail dengan teman dan instansi, tempat kamu akan melamar pekerjaan. Jangan pernah gunakan kata-kata gaul atau non-formal seperti "Hai" atau "Hey" yang malah berkonotasi negatif saat kamu ingin menulis e-mail perihal lamaran pekerjaan. Salam pembuka seperti itu hanya akan membuat nama kamu tercoreng dan masuk ke dalam black list perusahaan.

4. Gunakan Tanda Baca dengan Tepat

Selain memperhatikan kata-kata, kamu juga perlu memperhatikan penggunaan tanda baca. Jangan sampai makna dari kalimat yang kamu tulis menjadi berbeda akibat salah dalam pemilihan atau penempatan tanda baca. Minimalisir penggunaan tanda seru dalam penulisan e-mail. Akhiri kalimat dengan tanda baca 'titik' dan jangan lupa sambunhkan kalimat dengan 'tanda koma' yang bisa menyelaraskan maksud dari tujuan kamu menulis e-mail.

5. Gunakan Kata-kata yang Umum

Kesalahpahaman dalam berkomunikasi memang sering terjadi apalagi jika perbedaan budaya adalah penyebabnya. Namun jangan jadikan hal ini sebagai masalah besar. Kamu hanya perlu memilih kata-kata umum yang sering dibaca atau didengar oleh banyak orang.

6. Koreksi Setiap Kalimat yang Ditulis

Jika kamu merasa sudah benar dalam menulis e-mail, maka sebaiknya kamu perhatikan lagi tiap kata yang kamu gunakan. Jangan sampai ada typo yang masih tersisa dalam e-mail yang kamu tulis. Perhatikan dengan detail, dan koreksi jika ada kata-kata atau kalimat yang dirasa masih janggal atau justru menimbulkan makna ambigu.

7. Tulis Alamat E-mail Tujuan di Sesi Terakhir

Setelah kamu mengoreksi tuisan e-mail dan menganggapnya sebagai e-mail yang sudah siap kirim, maka kamu bisa menuliskan alamat e-mail tujuan. Perhatikan juga alamat e-mail penerima agar surat lamaran pekerjaan atau pengajuan permohonan bisnis sampai tepat waktu kepada penerima e-mail.

8. Cek Kembali Nama Orang yang Dituju

Untuk meyakinkan tulisan e-mail kamu sudah benar dan sesuai standar etika penulisan e-mail, maka cek kembali nama lengkap orang yang dituju. Jangan sampai kamu salah dalam menulis nama orang yang kamu tuju, karena kesalahan yang dianggap kecil ini bisa berakibat fatal. Selain menjadi hal yang memalukan, kamu juga mungkin bisa saja tak akan mendapatkan e-mail balasan akibat masalah ini. Jadi, telitilah dalam menulis e-mail.

Menurut Hanifah : 

1. Isi Subjek Email dengan Spesifik

Ketika seseorang menerima surat elektronik, hal pertama yang dilihat adalah subjeknya. Jadi, jangan pernah sembarangan mengisi bagian ini atau bahkan mengosongkannya. Jika kamu mengisinya sembarangan, bisa jadi penerima tidak merasa bahwa suratmu penting. Sehingga mereka pun tak segera membuka dan meresponnya.

2. Gunakan Alamat E-mail yang Profesional

Ada banyak orang yang tak berpikir panjang ketika pertama kali membuat akun surat elektronik. Misalnya, membuat alamat e-mail dengan menggunakan angka sebagai padanan huruf seperti ‘h4s4n@xxx.com’. Atau membuat alamat e-mail yang tampak alay seperti ‘emogirl999@xxx.com’. Alamat surat elektronik seperti itu tidak bisa kamu gunakan untuk dunia profesional. Sangat dianjurkan membuat alamat e-mail dengan menggunakan nama lengkap dan ditulis dengan tepat, contohnya ‘sitifatimah@xxx.com’.

3. Tulis Salam Pembuka di Setiap E-mail

Etika mengirim email berikutnya adalah, selalu gunakan salam pembuka di setiap surat elektronik yang kamu kirimkan. Entah e-mail formal maupun non-formal, jangan gunakan salam yang digunakan sehari-hari seperti “Hai”, Bro/Sis”, “Hey”, dan lainnya. Untuk pesan yang formal sebaiknya gunakan “Yang terhormat (masukkan nama)”. Namun jika ingin lebih kasual kamu bisa menggunakan “Halo (masukkan nama)” atau “Dear (masukkan nama)”. Perlu diingat, jangan menyingkat nama seseorang kecuali kamu sudah diberi izin sebelumnya.

4. Pergunakan Tanda Baca dengan Baik

Pastikan menggunakan tanda baca dengan baik saat menulis e-mail ya. Jika kamu tidak teliti, bisa-bisa makna pesan yang ditulis tidak tertangkap dengan baik. Terlebih jika sembarangan meletakkan tanda koma dalam kalimat. Tak hanya itu, sangat tidak disarankan mengakhiri kalimat dengan tanda seru (!). Tanda ini mengandung makna perintah dan penerjemahannya dalam dunia kerja bisa tidak baik. Apalagi jika kamu menggunakannya dalam surat untuk atasan. 

5. Pergunakan Kata-Kata yang Umum dan Sesuai Kaidah Bahasa

Di Indonesia ada banyak perbedaan budaya dan bahasa. Oleh sebab itu baiknya gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar ketika menulis e-mail. Agar kata-katanya lebih umum sehingga dapat diterima oleh siapapun. Hal ini juga penting untuk meminimalisir adanya kesalahpahaman antara kamu dan penerima.

6. Hindari Memasukkan Humor dalam Surat Elektronik

Memang tidak semua surat-menyurat elektronik membahas hal formal. Namun, tetap saja sebaiknya kamu menghindari memasukkan humor atau lelucon ke dalam surat elektronik. Hal ini karena lelucon yang kamu kirimkan belum tentu bisa diterjemahkan dengan baik. Situasi terburuknya, penerima email akan menganggap humormu sebagai sarkasme karena diterima tanpa intonasi suara dan ekspresi wajah.

7. Jelaskan Tujuanmu dengan Baik dalam Badan Surat

Jangan pernah menganggap penerima e-mail sudah memahami atau mengetahui apa yang kamu bicarakan. Kamu tetap harus menuliskan tujuanmu dalam badan surat dengan jelas dan serinci mungkin.

8. Cantumkan Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan yang dimaksud di sini bukanlah yang biasanya kamu gunakan untuk dokumen pribadi. Melainkan signature elektronik yang akan muncul di akhir e-mail ketika kamu mengirim surat. Signature ini umumnya berisi nama dan data pribadi seperti alamat kantor, e-mail, atau nomor telepon. Agar memudahkan, kamu bisa mengatur agar signature muncul secara otomatis di pengaturan surat elektronik. Hal ini penting agar penerima surat tahu harus menghubungi ke mana untuk merespon suratmu.

9. Koreksi Kembali Pesan yang Akan Dikirim

Sebelum menekan tombol ‘kirim’, cek ulang pesan yang kamu buat. Jangan sampai ada kesalahan ketik di dalamnya baik secara ejaan maupun tata bahasa. Meski tampak sepele, hal ini bisa jadi tolak ukur seseorang akan karakter dirimu. Cek juga alamat penerima surat, agar pesan tersebut sampai ke tujuan dengan aman.

Dari kedua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa etika Menulis e-mail dan mengirim e-mail yaitu : 

1. Tulis Subjek dengan Tepat dan Benar
2. Gunakan Alamat E-mail yang Profesional
3. Gunakan Salam Pembuka yang Sopan
4. Gunakan Tanda Baca dengan Tepat
5. Pergunakan Kata-Kata yang Umum dan Sesuai Kaidah Bahasa
6. Hindari Memasukkan Humor dalam Surat Elektronik
7. Jelaskan Tujuanmu dengan Baik dalam Badan Surat
8. Cantumkan Tanda Tangan Elektronik
9. Koreksi Kembali Pesan yang Akan Dikirim

Daftar Pustaka

_. 2017. 7 Etika Menulis E-mail yang Perlu Kamu Ketahui. https://kumparan.com/kumparanstyle/7-etika-menulis-e-mail-yang-perlu-kamu-ketahui diakses pada 16 Maret 2021 pukul 14:35

Hanifah. 2020. 9 Etika Mengirim Email Yang Perlu Diingat | Jangan Sampai Miskomunikasi!. https://www.99.co/blog/indonesia/etika-mengirim-email-baik-dan-benar/ diakses pada 16 Maret 2021 pukul 14:38